沒有設計好、控制好的會議就好像時間的吃角子老虎，花再多銅板也是白白浪費。所以要是有一天，輪到你召開會議，記得不要重蹈浪費時間的覆轍。
首先要自問：這個會議是不是行動的替代？我能不能不找別人，自己就做好決策？真的有必要找人參與，也應該優先考慮用電話的方式，開會能免則免，萬一效果不當，浪費掉的時間都將因為乘上出席人數而倍增。
勢必需要開會的話，第一步先以書面邀請，明確交代你希望決定的事情，而不單只是列出考慮事項。
例如，要是你請幾個人到你的辦公室來「討論」產品線，你事實上只是請對方進來聊天而已，達不到你所要的效果。再看看下面這種處理方式：
致：甲、乙、丙、丁
主題：產品線
我希望在週二下午三點，請各位或各位的代表到我辦公室參加為時一小時的會議，以決定下列有關產品線事項：
1.我們的產品組合是不是複雜到妨礙有效率的產銷？
2.減少不同包裝尺寸的數目能否有助於節約？
3.巿場能否接受？
4.如果要縮減產品線與尺寸種類，應由那些開始？
收到這張備忘的人前來開會時，將能完全掌握事情狀況，而且也有機會預作考慮與計劃。
會議要準時開始，按議程逐項進行，儘量使每項主題都獲得某種程度的決議，或者指派進一步行動任務，不要讓會議拖過預定的時間。而且開會技巧最重要的一點，是記得在會議結束前複述一遍會中的決議與指派任務，很多人經常開完會後滿頭霧水，不曉得到底決定了什麼事，誰應該在什麼期限之前完成什麼工作。
因此，另一個謹慎的做法，是在開完會後儘早再發一張備忘給各與會者，確認決議、任務與執行期限。這道手續省略不得，它能確立分工與責任歸屬，也能讓寫備忘的你藉此評估自己是否達成了開會的目的。
輔佐主席有效管理
換過來說，要是你參加別人（例如你的老闆）主持的會議，對方因為沒有把握開會技巧而眼看時間一分一秒地浪費，該怎麼辦？
你當然不能枯坐在那裏發呆，事先如果知道上司沒有準備議程，不妨建議他考慮一下，議程「可以避免屬下的討論離題」；要是對方的會議經常沒完沒了，不妨私下建議改在十一點半或下午四點半等，接近休息或下班的時間開，「避免話多的人不小心忘了時間」；要是你的上司在某個主題上遲遲下不了決議，影響到其他主題的進行，不妨自告奮勇，替會議作紀錄，這樣就有了中途插嘴的藉囗：「我們還有其他的主題要討論，不過，讓我確定一下我的紀錄沒錯，剛剛一直討論的東西到底有了什麼決議？」
你之所以受邀開會，不外因為對方相信你能有所貢獻。而你的最大頁獻通常就是輔佐主持人有效管理會議的進行，因此，不要只是列席，該說的，請盡量說。
天下雜誌 138期
